在Word中高效率應(yīng)用表格的選擇錄入功能

　　年終歲末，每個(gè)辦公室都少不了上報(bào)一些報(bào)表什么的，年年如此。故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標(biāo)。在一些表格的項(xiàng)目中一定會(huì)有非此即彼的輸入項(xiàng)，如果將這些項(xiàng)目設(shè)計(jì)成下拉列表就會(huì)大大提高輸入的速度和正確性，今天筆者就和大家一起來(lái)探討一下這方面的技巧。

　　一、在Word中設(shè)置“下拉型窗體域”，實(shí)現(xiàn)表格的選擇性錄入方式

　　在這里我們還是舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)明我們的設(shè)計(jì)思路吧！比如，要上報(bào)一份“2003年計(jì)算中心上機(jī)情況統(tǒng)計(jì)表”，在這個(gè)表格中如職稱、上機(jī)課程等幾項(xiàng)是要反復(fù)重復(fù)輸入的，那不妨將它設(shè)置成選擇性下拉列表式輸入方式，只要一點(diǎn)單元格，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表，在列表中選擇要輸入的項(xiàng)就可以了。如圖1所示為此表的一部分。

　　圖1 2003年計(jì)算機(jī)中心上機(jī)情況匯總表

　　要實(shí)現(xiàn)上面如圖所示的效果需要進(jìn)行如下設(shè)置。

　　第一步：設(shè)計(jì)表格

　　先打開(kāi)一個(gè)Word文檔，在其中根據(jù)需要先設(shè)計(jì)好表格。可以先將一些不能用下拉輸入的單元格先行輸入。

　　第二步：插入下拉型窗體域

　　下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場(chǎng)合。我們?cè)O(shè)計(jì)的這個(gè)表格錄入系統(tǒng)工具，在“職稱、上機(jī)課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時(shí)可以直接點(diǎn)擊鼠標(biāo)選定，不必進(jìn)行輸入，省去了重復(fù)輸入的麻煩。

　　具體方法：將鼠標(biāo)移到指定位置，比如上機(jī)課程下面的單元格，點(diǎn)“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點(diǎn)“下拉型窗體域”按鈕，如圖2所示。

　　圖2窗體工具欄

　　窗體域插入后，單元格中會(huì)顯示出一個(gè)帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會(huì)顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會(huì)被打印出來(lái)。雙擊插入的窗體域，系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項(xiàng)”對(duì)話框。在“下拉項(xiàng)”的框格內(nèi)添加下拉菜單中的選項(xiàng)。添加的步驟是：首先在“下拉項(xiàng)”項(xiàng)目中輸入需要添加的第一個(gè)列表項(xiàng)，并單擊“添加”按鈕(或按回車鍵)，然后依次輸入其余列表項(xiàng)。所有列表項(xiàng)添加完畢后，可以通過(guò)向上↑、向下↓這2個(gè)“移動(dòng)”按鈕改變列表項(xiàng)的排列順序。選中“啟用下拉列表”項(xiàng)，點(diǎn)“確定”按鈕即可，如圖3所示。

　　圖3設(shè)計(jì)下拉項(xiàng)

　　這樣一個(gè)單元格的下拉型窗體域就設(shè)置好了，下面的單元格就可以采用復(fù)制、粘貼的方法來(lái)完成。依次類推，完成其他項(xiàng)的域插入工作。

　　第三步：保護(hù)窗體

　　下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護(hù)窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無(wú)法進(jìn)行修改。此時(shí)用鼠標(biāo)單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉三角圖標(biāo)，點(diǎn)擊該圖標(biāo)會(huì)彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點(diǎn)“保護(hù)窗體”按鈕即可解除鎖定。

　　二、在Excel中設(shè)置“有效性”，實(shí)現(xiàn)表格的選擇性錄入方式

　　還是上面列舉的那個(gè)例子吧。在Excel中可不能在玩兒窗體域了，得換個(gè)方法才行。

　　圖4設(shè)計(jì)表格大體輪廓

　　先在Excel工作表中設(shè)計(jì)好表格的大體輪廓，再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容；選定要使用選擇性輸入的區(qū)域，如圖4所示。

　　再點(diǎn)“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”窗體中的選“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”欄中選擇“序列”；在“來(lái)源”欄中輸入序列來(lái)源的單元格絕對(duì)地址或點(diǎn)“來(lái)源”欄中右側(cè)的隱藏窗體按鈕，再用鼠標(biāo)選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容單元格，最后單擊“確定”返回，如圖5所示。

　　圖5數(shù)據(jù)來(lái)源設(shè)置

　　此時(shí)只要用鼠標(biāo)點(diǎn)中區(qū)域中的任一單元格，都會(huì)在單元格的旁邊出現(xiàn)一個(gè)下拉箭頭，單擊箭頭，會(huì)顯示出所有的設(shè)置序列，我們只要從中單擊所需的項(xiàng)目即可完成錄入，如圖6所示。

　　圖6項(xiàng)目錄入

　　上面說(shuō)到的兩種在Word和Excel中實(shí)現(xiàn)選擇性錄入的方法是不是省事多了？快試試吧！

　　潤(rùn)乾數(shù)據(jù)填報(bào)解決方案

　　企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)填報(bào)的具體需求一般可總結(jié)為以下幾個(gè)方面：

　　快速設(shè)計(jì)、發(fā)布填報(bào)表單

　　通過(guò)報(bào)表設(shè)計(jì)器可快速開(kāi)發(fā)部署用于數(shù)據(jù)采集的電子表單模板，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部/外部的數(shù)據(jù)采集功能。能夠設(shè)計(jì)各種填報(bào)表單樣式、能夠采用多種html控件錄入數(shù)據(jù)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)。

　　業(yè)務(wù)人員快速制表

　　對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中一些臨時(shí)性的或者是非核心業(yè)務(wù)類的數(shù)據(jù)采集需求，這種情況：一般填報(bào)表樣式是相對(duì)簡(jiǎn)單也或者是臨時(shí)性的，企業(yè)的需求反映為需要一種界面友好、快速定制的工具來(lái)迅速的完成這類填報(bào)表的設(shè)計(jì)發(fā)布。

　　數(shù)據(jù)分級(jí)報(bào)送

　　企業(yè)多級(jí)組織機(jī)構(gòu)采集某類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，需要經(jīng)過(guò)一個(gè)由上往下的數(shù)據(jù)采集任務(wù)下達(dá)，以及由下往上的數(shù)據(jù)填寫報(bào)送的過(guò)程，以滿足企業(yè)數(shù)據(jù)逐級(jí)填報(bào)、匯總、審批、上報(bào)的數(shù)據(jù)報(bào)送需求。

　　表單數(shù)據(jù)權(quán)限控制

　　要求對(duì)于系統(tǒng)中不同角色的使用者，可以設(shè)定表單任意填報(bào)區(qū)域的讀/寫，顯示/隱藏的權(quán)限，使表單設(shè)計(jì)可靈活的與應(yīng)用系統(tǒng)集成。

　　潤(rùn)乾數(shù)據(jù)填報(bào)解決方案

　　多源填報(bào)模型

　　潤(rùn)乾報(bào)表的填報(bào)，基于動(dòng)態(tài)庫(kù)表關(guān)聯(lián)技術(shù)的填報(bào)功能，支持多表回填、事務(wù)同步、來(lái)去無(wú)關(guān),從而比起簡(jiǎn)單的單表直接填報(bào)更能適應(yīng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)需求，完美解決數(shù)據(jù)入庫(kù)的難題，極大提高填報(bào)表單的處理效率。

　　豐富的編輯風(fēng)格

　　潤(rùn)乾報(bào)表在瀏覽器端采用純HTML填寫方案，提供最豐富的數(shù)據(jù)錄入編輯風(fēng)格。

　　自定義填報(bào)

　　潤(rùn)乾自定義填報(bào)功能使得用戶避免了需要使用專門的報(bào)表設(shè)計(jì)器設(shè)計(jì)、發(fā)布填報(bào)表模板，讓業(yè)務(wù)人員輕松參與到制表過(guò)程中，真正實(shí)現(xiàn)為用戶的隨需而動(dòng)，提升應(yīng)用效率。

　　分級(jí)填報(bào)流程

　　潤(rùn)乾分級(jí)填報(bào)流程解決方案為用戶提供了一套完整的多級(jí)機(jī)構(gòu)分級(jí)填報(bào)流程控制機(jī)制，能幫助用戶輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集報(bào)送與匯總分析，快速管理填報(bào)任務(wù)、即時(shí)匯總和查詢填報(bào)結(jié)果。

　　填報(bào)表單權(quán)限控制

　　潤(rùn)乾報(bào)表支持兩個(gè)層級(jí)的權(quán)限控制：表單權(quán)限控制、表單數(shù)據(jù)權(quán)限控制。

　　表單權(quán)限控制可設(shè)定是否有使用某一報(bào)表的權(quán)限

　　表單數(shù)據(jù)權(quán)限控制可控制報(bào)表單元格的讀/寫，顯示/隱藏權(quán)限

　　行式填報(bào)

　　潤(rùn)乾報(bào)表采用了獨(dú)特的數(shù)據(jù)集緩存技術(shù)，可以很好地保持新增、修改、刪除的記錄狀態(tài)，從而根本上解決了b/s模式下利用純html網(wǎng)頁(yè)實(shí)現(xiàn)增刪行的功能。

　　離線填報(bào)

　　潤(rùn)乾報(bào)表支持將填報(bào)表單保存為本機(jī)html文件，離線填寫可反復(fù)保存，校驗(yàn)規(guī)則保留

　　填報(bào)調(diào)度

　　填報(bào)調(diào)度功能實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的定時(shí)自動(dòng)轉(zhuǎn)儲(chǔ)，可以很好地完成由原始數(shù)據(jù)庫(kù)向中間數(shù)據(jù)庫(kù)和文件服務(wù)器的轉(zhuǎn)化過(guò)程。支持多種任務(wù)類型、靈活的參數(shù)遍歷機(jī)制和豐富的推送功能。

　　方案優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)

　　報(bào)表展現(xiàn)和數(shù)據(jù)填報(bào)一體化：采用潤(rùn)乾報(bào)表設(shè)計(jì)器可以簡(jiǎn)單快速的完成各種樣式復(fù)雜報(bào)表、填報(bào)表的設(shè)計(jì)制作。

　　多數(shù)據(jù)源支持：潤(rùn)乾報(bào)表獨(dú)有的動(dòng)態(tài)庫(kù)表關(guān)聯(lián)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與報(bào)表任意單元格間的對(duì)應(yīng)。數(shù)據(jù)展現(xiàn)和數(shù)據(jù)填報(bào)“來(lái)去無(wú)關(guān)”，即同一張報(bào)表數(shù)據(jù)的“讀”和“寫”可來(lái)源于多個(gè)數(shù)據(jù)源。

　　便捷的數(shù)據(jù)錄入方式：支持各種數(shù)據(jù)編輯風(fēng)格，支持離線填報(bào)、支持填報(bào)表組的方式填報(bào)數(shù)據(jù)，并支持采用excel文件直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)到填報(bào)表。

　　過(guò)程控制和權(quán)限控制自由：潤(rùn)乾報(bào)表填報(bào)方案支持自定義填報(bào)和填報(bào)下發(fā)流程管理，可以方便的由業(yè)務(wù)人員快速制表、發(fā)布和管理填報(bào)任務(wù)、即時(shí)匯總和查詢填報(bào)結(jié)果。

　　靈活的填報(bào)調(diào)度功能，滿足各種不同的定時(shí)生成填報(bào)表單的需求。

　　方便的部署和維護(hù)，可無(wú)縫集成到現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中。

　　潤(rùn)乾報(bào)表的數(shù)據(jù)填報(bào)解決方案請(qǐng)參見(jiàn) 《 潤(rùn)乾數(shù)據(jù)填報(bào)解決方案》

　　FineReport報(bào)表為金財(cái)工程提供數(shù)據(jù)安全保障服務(wù)

　　帆軟與用友集團(tuán)的全資子公司春元公司全力合作，共同服務(wù)于“政府財(cái)政管理信息系統(tǒng)”即“金財(cái)工程”，讓FineReport報(bào)表工具在財(cái)政領(lǐng)域創(chuàng)下了赫赫戰(zhàn)績(jī)。

錄入軟件 　　國(guó)務(wù)院將財(cái)政部規(guī)劃建立的“政府財(cái)政管理信息系統(tǒng)”定名為“金財(cái)工程”,并把“金財(cái)工程”列為國(guó)家電子政務(wù)十二個(gè)重點(diǎn)工程之一。“金財(cái)工程”是利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，支撐預(yù)算管理、國(guó)庫(kù)集中收付和財(cái)政經(jīng)濟(jì)景氣預(yù)測(cè)等核心業(yè)務(wù)的政府財(cái)政綜合管理信息系統(tǒng)。

　　“金財(cái)工程”建設(shè)共分為業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和安全保障體系三個(gè)方面，而在此項(xiàng)目中，F(xiàn)ineReport報(bào)表應(yīng)用于全國(guó)近千個(gè)區(qū)縣級(jí)財(cái)政局的財(cái)政系統(tǒng)的BS版本數(shù)據(jù)展示，以及江蘇、河南、浙江、廣東等省級(jí)財(cái)政系統(tǒng)的報(bào)表和表單支持(包括預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng))。

　　首先，財(cái)政業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)包括預(yù)算、采購(gòu)、國(guó)債、收入、工資發(fā)放等各種應(yīng)用管理系統(tǒng)，需要保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的高度精確性。FineReport報(bào)表靈活高效的設(shè)計(jì)器和小鍵盤快速錄入最大限度的保證輸入的準(zhǔn)確性，而單元格動(dòng)態(tài)控制、數(shù)據(jù)校驗(yàn)和增刪改查、自動(dòng)計(jì)算、流水號(hào)等智能化設(shè)置，也為減少人工失誤作出了極大的貢獻(xiàn)。同時(shí)，F(xiàn)ineReport報(bào)表強(qiáng)大而方式多樣的數(shù)據(jù)展示功能和BS管理架構(gòu)使得整個(gè)應(yīng)用體系的管理更加便捷更加人性化。

　　其次，金財(cái)工程需要建立一個(gè)覆蓋全國(guó)各級(jí)財(cái)政部門和財(cái)政資金使用部門的縱橫向三級(jí)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)錄入軟件。FineReport報(bào)表軟件創(chuàng)新性的多人遠(yuǎn)程協(xié)助設(shè)計(jì)報(bào)表模板，強(qiáng)大的模板鎖定、解鎖功能和權(quán)限控制通用表單數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，有力的保證了多人協(xié)作的高效和同步，保證這樣一個(gè)覆蓋面廣、體系復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠有效運(yùn)行。

　　再次，金財(cái)工程還要建立統(tǒng)一的安全保障體系。而FineReport報(bào)表系統(tǒng)基于RBAC(Role Based Access Control，基于角色的訪問(wèn)控制模型)的權(quán)限控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了用戶與訪問(wèn)權(quán)限的邏輯分離，更符合企業(yè)的用戶、組織、數(shù)據(jù)和應(yīng)用特征，很好了保障了企業(yè)數(shù)據(jù)安全。

　　由此看出，F(xiàn)ineReport這些一一對(duì)應(yīng)的功能特性使得帆軟毋庸置疑成為最合適的報(bào)表工具，被春元公司一眼相中，欣然結(jié)為合作伙伴，齊心協(xié)力為“金財(cái)工程”這一關(guān)乎民生具有全國(guó)意義的重大項(xiàng)目?jī)A注自己的力量。同時(shí)此次項(xiàng)目無(wú)疑為帆軟在財(cái)政和政務(wù)領(lǐng)域上的成熟寫下光輝的一筆。